ישנם הבדלים רבים בין עולם הדוחות ובין עולם הבינה העסקית המשרתים צרכים שונים. כדי להבין את יתרונות העבודה עם כלי הבינה העסקית נביא לשם הדגמה מקרה שאירע לאחרונה הממחיש את ההבדל המהותי בין שתי הפונקציות השונות.
‘אשף המכירות’
חברה מובילה בתחום מכירת רכבים משומשים בחרה להטמיע מערכת BI, בתהליך האפיון שבוצע נבחרו בקפידה עולמות התוכן המרכזיים עליהן ינתן דגש שיכללו: מכירות, רכש ושירות, לצד מספר עולמות תוכן משניים נוספים.
רועי ש. מוביל מזה מספר שנים בביצועי המכירות שלו בחברה. לא היה צריך מערכת BI על-מנת להכיר בעובדה שרועי הוא “אשף מכירות” שמכה פעם אחר פעם את טבלאות היעדים. לכן גם אף אחד לא הופתע כשרועי כיכב בירוק על לוחות המחוונים של מערכת ה-BI החדשה שאיששה את ההערכות הכלליות.
כידוע, אחת החוזקות של מערכת BI היא היכולת להראות לא רק מה קרה עד כה, אלא גם “מדוע” דברים קרו. באמצעות חיבור של מספר מקורות נתונים (לעיתים ממערכות שונות) וניתוח אנליטי מתקדם, חוקרת המערכת משתנים רבים ומגלה תובנות חדשות על הנתונים הקיימים. התובנות החדשות שמתגלות מעשירים את הנתונים שנותחו והופכים לנתונים חדשים בעצמם.
לשמור על שורת הרווח
בעזרת התכונה הייחודיות הזו של המערכת, אחת התובנות הראשונות שקפצה לעין בניתוח המכירות של רועי, היא שאחוז הרכבים שחוזרים לתיקון במסגרת “תקופת האחריות” לאחר מכירתם (ביחס לכמות הרכבים שנמכרו), גבוהה פי 3 בעסקאות המכירה של רועי.
בירור קצר העלה, שרועי מספק ללקוחותיו תקופת אחריות גבוהה מהממוצע, מה שכמובן מעלה את הסיכויים שהעסקה תיסגר, אך בד בבד פוגע באופן משמעותי ברווחיות מאותן עסקאות לאורך זמן.
לאחר גילוי העובדה המטלטלת הזו, נעזרו מנהלי החברה שוב במערכת הBI על מנת להגדיר מחדש את תקופת השירות האידיאלית שתאזן בין ה”אינטרס” המכירתי לשורת הרווח. .
זוהי החוזקה המרכזית שבהטמעת מערכת BI. בשונה ממערכות הבינה העסקית דוחות תפעוליים מתמקדים במערך נתונים ספציפי אחד, לדוגמא: דו”ח יומי של כל המכירות שנעשו באותו יום בחברה וכדו’, סיכום מלאים, וכדו’. אך לעומתם סוקרת מערכת הBI את כלל נתוני הארגון בצורה רוחבית ומשכך מגלה נתונים שבמבט ראשוני אין להם קשר ישיר. הטמעה נכונה של מערכת BI מאפשרת לגלות תובנות שמעולם לא היו ידועים ולחקור אפשרויות עסקיות חדשות שלא ניתנות לאיתור באף כלי אחר.
